Kutsuttuna puhujana ulkomaisessa konferenssissa – miten voin saada kutsun ja miten voin valmistautua?

Avainsanat: Konferenssi, puhujakutsu, esiintyminen
Kategoria: Yleinen

Anu Venesoja

Puhujakutsun saaminen ulkomaiseen konferenssiin voi olla harvinaista herkkua. Kutsun voi saada useammalla eri tavalla, joista ehkä yleisin on se, että omasta tutkimuksesta lähetetään abstrakti konferenssiin ja järjestäjien toimikunta valitsee sitten abstrakteista ne, jotka esitetään suullisesti ja ne, jotka esitellään posterin muodossa. Joissain konferensseissa posterin esittely saattaa sisältää lyhyen, muutaman minuutin suullisen esityksen posterin sisällöstä. Toisena vaihtoehtona puhujakutsun saamiselle on se, että sinut kutsutaan henkilökohtaisesti puhujaksi. Syynä voi olla esimerkiksi ajankohtainen tutkimus, mielenkiintoinen hanke tai tarve saada jonkin tietyn substanssin asiantuntija keskustelufoorumille.

Itse olen kahdesti ollut esittelemässä omaa tutkimustani posterin muodossa konferenssissa ja kerran kutsuttuna ’round table’ puhujana konferenssissa. Kutsun ’round table’ keskusteluun sain kutsujaorganisaatiossa toimivan aktiivijäsenen suosittelemana.

Kutsun aitous

On hyvä muistaa, että joskus sähköpostiin saapunut puhujakutsu voi olla ’liian hyvä’ ollakseen totta. Erityisesti ne, ketkä ovat julkaisseet kansainvälisissä lehdissä saavat artikkelin julkaisemisen jälkeen mitä todennäköisemmin postiinsa kutsuja konferensseihin. Ennekuin innostut, niin varmistu, että kutsuvalla taholla on mielessä muu, kuin rahastus. Esimerkiksi Cambridgen yliopisto on julkaissut erillisen tarkistuslistan ’saalistajien’ tunnistamiseksi (Sewell 2019).

Suhteellisen turvallisilla vesillä ollaan, mikäli olet itse ollut asiassa aktiivisena osapuolena. Tämä tarkoittaa sitä, että olet etsinyt itse tietoa jo ennalta tunnetusta konferenssista ja lähettänyt abstraktisi konferenssijärjestäjän sivuston kautta arvioitavaksi. Vaihtoehtoisesti mikäli saamassasi kutsussa mainitaan sinua suositelleen henkilön nimi tai olet ehkä saanut ennakkotietoa tulevasta kutsusta aiemmin tuntemaltasi henkilöltä, voit olla melko luottavaisin mielin siitä, että kutsu on aito. Epävarmuuden yllättäessä kannattaa asiasta keskustella kokeneempien kanssa.

Canberk Djan Meseli, Anu Venesoja, Ffion Davies, Basak Ylimaz ja Abdo Khoury EUSEM2023 konferenssin ’round table’ keskustelussa. (Kuva: Pauliina Huovila)

Valmistautuminen

Mikäli olet lähettänyt abstraktisi konferenssin järjestäjille arvioitavaksi, ja puhujakutsu tulee sitä kautta, saat konferenssin järjestäjältä ohjeet valmistautumiseen. Vahvistuksessa kerrotaan esimerkiksi posterin kokoon liittyvät vaatimukset ja informoidaan mahdollisesta posterin suullisesta esittämisestä, sisältäen ajankohdan ja puheenvuoron keston. Mikäli (tutkimus)aiheesi katsotaan arvioinnin jälkeen sellaiseksi, että pääset esittelemään sen suullisesti, saat siihenkin konferenssin järjestäjiltä erilliset ohjeet liittyen esimerkiksi puheenvuoron ajankohtaan ja kestoon. Esittäjän vastuulla on, että posterin tai suullisen esityksen sisältö on lähetetyn abstraktin mukainen.

Joskus voi käydä myös niin, että sinut kutsutaan konferenssiin puhujaksi erityisasiantuntijuutesi tai taustasi vuoksi. Pyyntö voi liittyä esimerkiksi konferenssissa järjestettävään jonkin ajankohtaisen aiheen paneelikeskusteluun tai ns. ’round table’ keskusteluun. Tämänkaltaisiin keskusteluihin valmistautuminen ei välttämättä ole yhtä suoraviivaista, kuin posterin esittämiseen tai suulliseen esitykseen valmistautuminen. Esimerkiksi itse sain valmistautumisohjeet ’round table’ keskusteluun vasta konferenssiviikolla ja konferenssipäivänä minulle selvisi, että keskustelun otsikkoa oli viime hetkellä hieman muutettu. Niinpä oma alustuspuheenvuoroni ei täysin vastannutkaan tilaisuuden otsikkoa. Tilaisuus meni lopulta hyvin, eikä hypystä sivuraiteille aiheutunut suurempaa hämminkiä.

Kokemuksista oppineena voin suositella lämpimästi abstraktin lähettämistä kansainvälisiin konferensseihin tai myöntävää vastausta henkilökohtaiseen puhujakutsuun!

Lähteet:

Sewell, C. 2019. Research Support Handy Guides: How to Spot Predatory Publishers. Viitattu 28.9.2023. Saatavissa: https://www.repository.cam.ac.uk/handle/1810/289136.